Napjainkban egyre inkább megsokszorozódnak a különféle szakmai konferenciák. Bár számtalan témában rendezhetünk hasonló rendezvényeket, magának az eseménynek a struktúrája általában megegyezik: megnyitó, majd előadások sorozata, végül egy zárófogadás. Cikkünkben összeszedtük a legfontosabb tudnivalókat, hogyan lehet igazán maradandó és emlékezetes szakmai konferenciát leszervezni.
Mitől lesz kiemelkedő egy szakmai konferencia?
Egy szakmai konferenciának az egyik legfontosabb ismérve, hogy új tudást és ismeretanyagot kínál a résztvevőknek. Ez érthető, miután az ilyen rendezvények kifejezetten az új ismeretek átadására és bővítésére szolgálnak. Ehhez feltétlenül szükséges a prezentáló szakember széleskörű tudása az adott témában, emellett sokat számít az előadói képesség is. Lehet ugyanis egy konferencia bármilyen formabontó újításokat tartalmazó előadások sorozata, ha 10 perc után a nézőket megöli az unalom.
A másik fontos feltétele a sikeres szakmai konferenciának, hogy lehetőséget biztosítson a résztvevők számára kapcsolataik bővítéséhez. Így megismerhetők mind a konkurenciák, mind pedig a potenciális partnerek. Az előadások közti szünetek időzítésénél ezért törekedjünk arra, hogy elegendő mennyiségű és hosszúságú lélegzetvételeket iktassunk be.
A szakmai konferenciák megszervezésének fázisai
Először is határozzuk meg a konferencia témáját, amely előtt akár piackutatást is végezhetünk az igények felméréséhez. A tervezés fázisában számoljunk el az anyagi kerettel is. Ugyanis a konferenciahelyszín, a vendégek szállása többnapos rendezvény esetén, az előadók fizetsége, a programok, de még a marketing is pénzbe kerül.
A konferenciahelyszín kiválasztásánál számoljuk meg a várható részvételi számot – a hely és az időpont ismeretében már meg tudjuk hívni a nézőket és a prezentálókat is (figyeljünk a parkolóhelyek elegendő számára is). Emellett ellenőrizzük le, hogy a technikai feltételek is adottak-e egy színvonalas előadássorozat lebonyolítására. Ezután elkezdhetjük hirdetni a szakmai konferenciát, hogy minél több emberhez eljusson a híre. A rendezvényszervezés során számos dologra kell figyelni, így bizonytalanság esetén a legjobb választás szakértők segítségét kérni.
